Wie lange muss ich Kundenfotos aufbewahren?

„Kannst Du mir die Bilder von vor drei Jahren nochmal schicken?” — solche Anfragen sind der Grund, warum viele Fotografen alles ewig aufheben. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, personenbezogene Daten nicht länger zu speichern als nötig. Wie löst Du diesen Widerspruch? Dieser Artikel gibt eine praxisnahe Orientierung — er ist ausdrücklich keine Rechtsberatung.

Der Grundsatz: so kurz wie möglich

Die DSGVO kennt das Prinzip der Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten — und erkennbare Personen auf Fotos sind genau das — dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist. Ist der Auftrag erfüllt und übergeben, entfällt der ursprüngliche Zweck der Speicherung.

Das heißt nicht, dass Du sofort löschen musst. Es heißt, dass Du eine bewusste Entscheidung mit Begründung brauchst, wie lange Du aufbewahrst.

Was für eine längere Aufbewahrung sprechen kann

• Vertragliche Vereinbarung: Wenn Du im Vertrag eine Aufbewahrungsdauer festlegst (z. B. „Ich bewahre die Bilder 24 Monate auf, danach werden sie gelöscht”), hast Du eine klare Grundlage — und der Kunde weiß Bescheid.
• Berechtigtes Interesse: Für die Abwicklung von Nachbestellungen oder Reklamationen kann eine begrenzte Frist begründbar sein.
• Steuerliche Pflichten: Achtung, hier wird oft verwechselt — die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen betreffen Deine Rechnungen und Geschäftsunterlagen, nicht die Bilddateien selbst.

Was dagegen spricht, alles ewig zu behalten

Je mehr Du speicherst, desto größer Dein Risiko: Bei einem Datenleck sind mehr Personen betroffen, und Du musst für all diese Daten Auskunfts- und Löschanfragen bedienen können. „Aufräumen” ist also nicht nur Pflicht, sondern auch Eigenschutz.

Ein praktikabler Ansatz

1. Lege eine Standard-Frist fest — etwa 12 oder 24 Monate nach Übergabe — und schreib sie in Deinen Vertrag.
2. Informiere den Kunden aktiv, bevor gelöscht wird („In 4 Wochen lösche ich die Aufnahmen — sag Bescheid, wenn Du noch etwas brauchst”).
3. Lösche dann zuverlässig und vollständig — inklusive aller Kopien und generierten Vorschau-Versionen.
4. Dokumentiere die Löschung, damit Du im Zweifel nachweisen kannst, dass Du Deiner Pflicht nachgekommen bist.

Fazit

Es gibt keine pauschale „richtige” Frist — aber es gibt einen richtigen Ansatz: eine bewusst gewählte, im Vertrag festgehaltene Aufbewahrungsdauer, gefolgt von einer zuverlässigen, dokumentierten Löschung. Das schützt Dich rechtlich und schafft beim Kunden Klarheit.

Lumio unterstützt Dich auf der technischen Seite: zuverlässige Lösch-Funktionen inklusive aller Vorschau-Versionen und ein Audit-Log, das dokumentiert, wann was gelöscht wurde. Die Frist selbst legst Du fest — wir sorgen dafür, dass das Löschen sauber funktioniert.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wende Dich an eine auf Datenschutz spezialisierte Kanzlei.